Nu de coronapiek stilaan achter de rug lijkt te zijn, beginnen meer en meer organisaties en bedrijven de draad weer op te pikken. Het opstarten van de dagdagelijkse activiteiten gaat echter ook gepaard met een nieuwe manier van omgaan met deze activiteiten. De schrik zit er immers nog steeds goed in onder de bevolking en niemand wilt dat het tot een tweede piek komt in de komende maanden. Hierdoor zijn er een heel aantal vragen gerezen met betrekking tot het nemen van temperaturen van werknemers, klanten, bezoekers en hoe onderwijs verder moet in tijden van onzekerheid. Wij sommen voor u even kort de voornaamste richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens op.
Temperatuur opnemen
Als organisatie heeft u waarschijnlijk al aan verschillende manieren gedacht om zo goed als mogelijk corona of COVID-19 te weren in uw organisatie. Het opnemen van temperaturen, om vervolgens de toegang te weigeren of te geven, is hierbij een van de meest naar voor geschoven technieken in dit debat. Of dit werkelijk DE oplossing is nog maar de vraag. Enerzijds is de opname van temperaturen geen zekerheid voor de opsporing van corona (het RIVM heeft bevestigd dat slechts bij een klein deel van besmettingen een verhoging is) en anderzijds is dit niet toegestaan omwille van de verwerking van medische gegevens bij dit proces. Iets wat zeer streng onder de controle staat van de AVG en daarbij ook de Autoriteit Persoonsgegevens. Zo is de AVG alleen dan niet van toepassing, wanneer de temperatuur wordt afgelezen en er verder niets mee wordt gedaan (geen registratie of verwerking in een geautomatiseerd systeem). Zodra de temperaturen worden bewaard of toegang geven of weigeren, is het niet toegestaan om dit te doen. U kan dus de mogelijkheid geven aan uw werknemers, bezoekers en klanten om zelf hun temperatuur te meten. Bovendien is het opnemen van temperaturen bijkomend beschermd door andere grondrechten. Zo lijkt de beste beslissing te zijn niet over te gaan tot het opnemen van temperaturen, maar om andere voorzorgsmaatregelen te treffen.
Wanneer de betrokkene zijn uitdrukkelijke toestemming geeft voor het meten van zijn/haar temperatuur, is het wel toegestaan. Hierbij wordt wel als bijkomende voorwaarde gesteld dat dit vrij moet kunnen gebeuren. In een arbeidsrelatie is dit immers niet mogelijk.
Werknemers
Niet toegestaan (zelfs niet met toestemming)! Enkel de bedrijfsarts mag gezondheidstests doen.
Bezoekers
Niet toegestaan (zelfs niet met toestemming)!
Klanten
Voor ondernemers met een contactberoep geldt dat zij temperatuur niet mogen meten, tenzij deze klanten hun vrije en uitdrukkelijke toestemming geven hiervoor. De ondernemer moet kunnen aantonen dat deze toestemming vrij is gegeven.
Zorginstelling
Zorginstellingen mogen enkel gezondheidsgegevens verwerken, wanneer dit noodzakelijk is voor de behandeling van de patiënt. Zij mogen geen temperatuur meten als toegangscontrole van bezoekers, patiënten of werknemers.
Onderwijs
Onderwijsinstellingen beginnen stilaan ook weer leerlingen en studenten in school les te geven. Desalniettemin is er nog steeds voor vele ook les via videobellen. Dit betekent dat de onderwijsinstellingen een grote verantwoordelijkheid hebben wat betreft de omgang van persoonsgegevens van leerlingen, studenten en docenten. Zij zijn namelijk de verwerkingsverantwoordelijken wanneer er sprake is van videobellen en/of proctoring volgens de AVG. De volgende drie vereisten zijn van toepassing:
- Nagaan of videobellen of proctoring echt noodzakelijk is (vooral bij proctoring);
- Informeren over de bescherming van persoonsgegevens van leerlingen, studenten en docenten;
- Het vastleggen van verwerkersovereenkomsten, in overeenstemming met de AVG, met de softwarebedrijven die de systemen leveren.
Mag een school of universiteit beelden bewaren die zijn gemaakt tijdens de les?
De school of universiteit mag deze beelden niet bewaren. Er moet ook verzekerd worden dat de software leveranciers deze beelden per direct verwijderen, zodat de beelden nergens bewaard worden.
Mag een school of universiteit vragen om software te installeren voor het afleggen van toetsten of tentamens (proctoring)?
Dit is alleen mogelijk wanneer dit echt noodzakelijk is en enkel voor redenen van examenfraude bestrijding. De inbreuk op de privacy moet in alle gevallen zo klein mogelijk gehouden worden. Het aantal momenten van proctoring beperken in hoeveelheid en kiezen voor de minst ingrijpende vorm zijn hierbij van uiterst belang. Eyetracking wordt uitgesloten van deze mogelijkheden, daar dit te verregaand is.
Indien u vragen zou hebben of onze diensten wilt inschakelen om privacy proof te zijn in tijden van corona, gelieve ons te contacteren. Wij kunnen ervoor zorgen dat u zich nooit nog zorgen hoeft te maken over de bescherming van persoonsgegevens binnen uw organisatie.