Ethisch Kanaal
Na de recente publicatie in het Staatsblad (BOE) van Wet 2/2023 van 20 februari, die de bescherming regelt van personen die overtredingen van regelgeving melden en de strijd tegen corruptie beoogt — en die op 13 maart 2023 in werking is getreden en de vertraagde omzetting vormt van Richtlijn (EU) 2019/1937 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2019 betreffende de bescherming van personen die schendingen van het Unierecht melden — is de invoering van interne meldingskanalen verplicht geworden voor bepaalde entiteiten.
Wat zijn de belangrijkste kenmerken?
· De mogelijkheid om anonieme meldingen in te dienen.
· Veilig beheer, waarbij de vertrouwelijkheid van de identiteit van de klokkenluider wordt gewaarborgd.
· Voorkoming van toegang door ongeautoriseerd personeel.
· Verbod op vergelding tegen de klokkenluider wegens het melden van overtredingen.
· De mogelijkheid om meldingen mondeling, schriftelijk of persoonlijk in te dienen.
· Gegarandeerde transparantie, waarbij verplichte entiteiten duidelijke en toegankelijke instructies verstrekken over de werking van het kanaal.
Welke entiteiten zijn verplicht om een Ethisch Kanaal te implementeren?
De volgende entiteiten zijn verplicht een intern meldingskanaal te implementeren:
· Alle entiteiten binnen de publieke sector.
· De volgende entiteiten in de private sector:
· Entiteiten met 50 of meer werknemers.
· Entiteiten met minder dan 50 werknemers die toch onder de reikwijdte van het EU-recht vallen, met name op gebieden zoals financiële diensten, producten en markten, de preventie van witwassen en terrorismefinanciering, transportveiligheid en milieubescherming.
· Daarnaast zijn ook politieke partijen, vakbonden, werkgeversverenigingen en door hen opgerichte stichtingen verplicht, mits zij publieke middelen ontvangen of beheren.
Wat is de implementatiedeadline?
In algemene termen bedraagt de maximale termijn voor de implementatie van interne meldingssystemen drie maanden na de inwerkingtreding van de wet (dus tot 13 juni 2023). Bij wijze van uitzondering hebben entiteiten met minder dan 250 werknemers en gemeenten met minder dan 10.000 inwoners echter geprofiteerd van een verlengde deadline tot 1 december 2023.
Welke instantie is verantwoordelijk voor het beheer van het Ethisch Kanaal?
Volgens de wet is het administratieve of bestuursorgaan van elke entiteit verantwoordelijk voor de implementatie van het interne meldingskanaal, na overleg met de wettelijke vertegenwoordigers van de werknemers. Dit orgaan fungeert tevens als verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in het kader van meldingen worden verwerkt en moet een “systeemfunctionaris” aanstellen. In de private sector moet deze rol worden vervuld door een lid van het senior management van de entiteit.
Wat betreft het beheer van het kanaal staat de wet toe dat dit wordt uitgevoerd door één persoon of door een collegiaal orgaan. In bepaalde gevallen is ook uitbesteding van de dienst toegestaan.
Welke zaken kunnen via het Ethisch Kanaal worden gemeld?
Werknemers en zakenpartners zijn verplicht eventuele onregelmatigheden binnen de organisatie te melden. Het volgende kan worden gerapporteerd:
· Handelingen of nalatigheden die mogelijk een schending van het Unierecht vormen.
· Daden of nalatigheden die een strafbaar feit kunnen opleveren.
· Handelingen die een ernstig of zeer ernstig administratief delict kunnen vormen.
Wie kan een melding indienen?
· Ambtenaren of werknemers met een arbeidsovereenkomst.
· Zelfstandigen.
· Aandeelhouders, vennoten en leden van administratieve, leidinggevende of toezichthoudende organen.
· Aannemers, onderaannemers en leveranciers.
· Vrijwilligers.
· Stagiairs.
· Werknemers in opleidings- of proefperiodes.
· Personen van wie de arbeidsrelatie nog niet is aangevangen.
Hoe zit het met publiciteit en communicatie?
Entiteiten die verplicht zijn een Ethisch Kanaal te implementeren, moeten alle werknemers en zakenpartners duidelijke en gemakkelijk toegankelijke informatie verstrekken over het gebruik van het kanaal en over de essentiële principes van de meldings- en afhandelingsprocedure.
Indien de entiteit over een website beschikt, moet deze informatie bovendien op de homepage worden opgenomen, in een aparte en duidelijk identificeerbare sectie.
Zijn er extra verplichtingen?
De wet verplicht entiteiten om alle bestaande interne meldingskanalen binnen de organisatie te integreren in één enkel systeem (zoals kanalen voor de preventie van intimidatie, misdaadpreventie of het melden van schendingen van de ethische code).
Daarnaast is het verplicht om te beschikken over:
· Een beleid waarin de algemene principes van het Ethisch Kanaal zijn vastgelegd.
· Een formele meldingsprocedure.
· Een register van ontvangen meldingen en uitgevoerde onderzoeken.
Wat zijn de bewaartermijnen voor persoonsgegevens?
Persoonsgegevens die verband houden met meldingen en onderzoeken mogen uitsluitend worden bewaard zolang dit strikt noodzakelijk is en in ieder geval niet langer dan tien jaar.
Is er een onafhankelijke Klokkenluidersbeschermingsautoriteit?
De wet voorziet in de oprichting van een Onafhankelijke Klokkenluidersbeschermingsautoriteit, een publiek orgaan op staatsniveau dat is verbonden aan het Ministerie van Justitie. Deze autoriteit is verantwoordelijk voor het beheer en de afhandeling van extern ingediende meldingen. Zij beschikt over sanctiebevoegdheden, kan circulaires en aanbevelingen uitvaardigen en moet worden geïnformeerd over de benoeming of het ontslag van systeemfunctionarissen binnen verplichte entiteiten. Elke natuurlijke persoon mag aan deze autoriteit alle handelingen of nalatigheden die binnen de reikwijdte van de wet vallen, direct of na het eerst indienen van een melding via het relevante interne kanaal, melden.
Welke sancties legt de nieuwe wetgeving op?
De wet voorziet in boetes tot €300.000 voor natuurlijke personen en tot €1.000.000 voor rechtspersonen, afhankelijk van de ernst van de overtreding.
Daarnaast kan de Onafhankelijke Klokkenluidersbeschermingsautoriteit in gevallen van zeer ernstige inbreuken aanvullende maatregelen opleggen, zoals:
· Openbare berispingen.
· Verbod op het verkrijgen van publieke subsidies.
· Weigering van belastingvoordelen voor een periode van maximaal vier jaar.
· Verbod op het sluiten van contracten met de publieke sector voor een periode van maximaal drie jaar.